O email é uma das formas de comunicação mais privilegiada, devido à sua rapidez e eficiência, no entanto, embora seja utlizado nas mais diversas situações, muitas vezes é necessário utiliza-lo através de uma abordagem mais formal.
Seja por motivos profissionais, ou porque a relação com o interlocutor assim o exige, optar por uma postura formal pode ser determinante.
De forma a ajudá-lo a escrever este tipo de correspondência sem qualquer erro, reunimos diversos exemplos de um email formal, que poderá utilizar como base de escrita para os seus emails.
Dicas para criar um bom email
Depois de criar loja virtual terá de se comunicar com o consumidor de uma forma (mais ou menos) formal.
Tenha em mente que escrever um email formal, é algo relativamente simples, mas que pode gerar algum nervosismo para quem não está habituado a fazê-lo. É importante saber que existem algumas “regras” que deverá seguir para que tudo fique perfeito.
1 – Endereço de email
Se o seu email é do tempo do MIRC e é algo do género Gatxinhuuu69@… Pense seriamente em criar um novo email para quando tem de qualquer tipo de email formal a um cliente ou fornecedor.
É importante ter isso em conta, pois não é de “bom tom” que utilize endereços de email exóticos (com muitos caracteres especiais, números, clubes de futebol, personagens de filmes ou BD…). O email deve ser o mail simples possível e conter apenas o seu nome (ou as iniciais do mesmo) e uma data (no máximo).
2 – Saudação
Dizem as regras de etiqueta do email formal, que deve utilizar uma saudação adequada, e dirigir-se ao destinatário utilizando o respetivo titulo (Por exemplo: Boa tarde, Eng. XPTO ou Bom dia, Dra. XPTO).
Se for necessária alguma apresentação da sua parte, faça-o logo no primeiro paragrafo do email formal.
3 – Tamanho
Emails longos são pouco apreciados pela grande maioria dos destinatários. Assim sendo, um email forma deve ser curto, mas conciso, respeitando as regras padrão deste tipo de comunicação (ou seja, tente não divagar e ir direto ao assunto sem grandes rodeios).
Idealmente o email deve ter no máximo 5 parágrafos de 3 ou 4 linhas (máximo).
4 – Revisão
Antes de enviar um mail, é importante que verifique se existem erros ortográficos (nunca deve enviar um email formal sem o ler antes, evitando assim erros desnecessários).
Depois de rever tudo, despeça-se de forma cordial.
Se tiver de anexar alguma imagem ao seu email (ou mesmo à sua loja ou a uma newsletter) saiba que pode utilizar o Burst para descarregar imagens grátis.
Exemplo de email formal
Apresentamos-lhe de seguida 2 exemplos que pode utilizar.
1 – Envio de Feedback
Prezada Sra. XPTO,
Venho desta forma dar uma resposta para a nossa discussão da última quarta-feira. Conforme o pedido, o formulário já foi preenchido de acordo com as indicações por si fornecidas.
Fico a aguardar uma resposta da sua parte relativamente ao sucedido.
Os melhores cumprimentos, e votos de boa semana.
Assinatura
2 – Pedido de esclarecimentos
Boa tarde Eng. XPTO,
Venho por meio, solicitar esclarecimentos relativamente à proposta enviada por si na data de XXXX, relativamente ao assunto supra citado no nome deste mail.
Agradeço desde já a sua disponibilidade,
Sem qualquer outro assunto me despeço.
Assinatura
Esperamos que consiga agora escrever os melhores emails formais para que o seu negócio seja bem-sucedido.